Analysis – Edition for Office: eine Einführung

Für SAP Anwender besteht die Reporting Palette im SAP Business Warehouse (BW) derzeit aus den Tools von BusinessObjects und des SAP Business Explorers (BEx). Bereits vor Jahren wurde das Ende der BEx Tools eingeläutet. Das klappte bei der Ablösung des Web Application Designers durch Design Studio besser, in anderen Fällen schlechter.

Bei Tools wie dem BEx Query Designer oder dem BEx Analyzer verhinderte zunächst der Mangel an Alternativen oder deren geringer Reifegrad  die Ablösung. Mit dem Release des designierten BW Nachfolgers BW/4HANA scheint nun allerdings das Ende aller BEx Tools besiegelt. Es gibt gute Gründe für den Umstieg vom BEx Analyzer auf SAP BO Analysis Edition for Office.

Gründe für eine Einführung

Unabhängig vom drohenden Ende der Business Explorer Tools, gibt es im direkten Vergleich eine Vielzahl weitere Argumente, die für Analysis sprechen:

BEx Analyzer im Vergleich zur Version 2.4 von Analysis

BEx Analyzer im Vergleich zur Version 2.4 von Analysis

Unabhängig von neuen Funktionalitäten, arbeitet SAP unaufhörlich daran, die Integration von Analysis Edition for Office zu anderen Tools voranzutreiben. Dies gilt beispielsweise für SAP Reporting Tools wie WeBI oder Lumira 2.0. Auch ist eine Zusammenlegung mit dem EPM Client in Arbeit, um Planungsfunktionalitäten aus einer Hand anbieten zu können. Zudem ist eine immer stärkere Integration in Office 365 sowie verschiedene Cloud-Dienste geplant.

Einsatzmöglichkeiten in Unternehmen

Über die funktionalen Unterschiede hinaus gibt es zudem verschiedene Einsatzszenarien von Analysis Edition for Office, abhängig von der jeweils vorhandenen SAP Landschaft. Analysis kann - im Gegensatz zum BEx Analyzer - auf drei verschiedenen Plattformen betrieben werden. Dies kann allerdings zu Unterschieden in den jeweiligen Funktionalitäten führen. Daher ist eine Entscheidung individuell nach den jeweiligen Anforderungen der Fachbereiche erforderlich.

Beispielhaft werden nachfolgend je nach Einsatzszenario mögliche Use Cases sowie deren Vorteile zusammengefasst.

SAP NetWeaver Plattform

Dies ist die klassische Form, Analysis Edition for Office analog zum BEx Analyzer zu betreiben. Hierbei können Queries auf Basis eines SAP BW Datawarehouse konsumiert werden. Zudem ist die Ablage von Query Views oder Workbooks zentral im SAP BW Repository möglich.

Mögliche Vorteile sind hierbei:

  • Nutzung der BW Workspaces direkt aus Analysis heraus. Hierdurch haben Fachbereiche die Chance zu einfachen Erweiterungen des BW Datenmodells direkt im Analysetool

  • Einfache Migration von auf der Plattform gespeicherten Workbooks in das Analysis Format Einbindung in vorhandene Veröffentlichungs-Szenarien (BEx Broadcaster oder in das SAP BW Transportsystem)

  • Keine Notwendigkeit eines SAP BO BI Servers

     

SAP BusinessObjects BI Plattform

In diesem Szenario kann die zentrale SAP BO BI Plattform genutzt werden, um Berichte oder QueryViews zentral zu speichern und zu verwalten. Hierbei können alle BW Queries konsumiert werden, welche auf dem BO Server verfügbar sind.

Mögliche Vorteile sind hierbei:

  • Eine lückenlose Integration zwischen den verschiedenen SAP BO Front End Tools ermöglicht beispielsweise Absprünge aus Lumira 2.0 Dashboards in Analysis

  • Bessere Zusammenarbeit innheralb der Fachbereiche durch gemeinsame Nutzung der SAP BO BI Plattform

  • Nutzung der Scheduling und Broadcasting Funktionalitäten zur Automatisierung von Workflows

     

SAP HANA Plattform

Als drittes Szenario können direkt auf einer HANA Datenbank basierende Queries oder HANA Views konsumiert werden, ohne dass ein SAP BW Datawarehouse benötigt wird.

Mögliche Vorteile sind hierbei:

  • Performante Analyse von großen Datenmengen

  • Echtzeit Reporting

     

Eine weitere Möglichkeit, Analysis Edition for Office einzusetzen, ist die Verwendung als zentrales Eingabetool für Plandaten. Hierbei werden unterschiedlichste Planungs-Szenarien unterstützt

  • BW IntegratedPlanning

  • BPC Standard Model

  • BPC Embedded Model für die direkte Einbindung von S/4HANA Finance Szenarien

     

Fallstricke und Vergleich zum BEx Analyzer

Gemeinsam mit neuen Funktionalitäten kommen auf die Fachbereiche Änderungen im täglichen Arbeitsablauf zu. Daher sollte der Change Prozess bei einer Umstellung nicht vernachlässigt werden. Zum einen müssen die Mitarbeiter den Umgang mit einer neuen Software erlernen, zum anderen wurden bestimmte, als selbstverständlich angenommene BEx Funktionalitäten entweder anders oder nicht adäquat umgesetzt.

Beispiele aus unserem Beratungsalltag wären hierbei:

  • Filterfunktionalitäten

    Gerade die für Controller so wichtigen Filterfunktionalitäten haben sich im Vergleich zum BEx Analyzer im Alltag als Herausforderung erwiesen. Zum einen besteht keine Möglichkeit Filterwerte zu speichern, zum anderen sind Funktionalitäten wie Negativ-Filter oder die Kombination verschiedener Filterszenarien äußerst umständlich gestaltet. Hierbei konnten die Berater von verovis zwar Workarounds entwickeln, allerdings wäre eine Umsetzung mit Bordmitteln der elegantere Weg gewesen.

  • Speichern von Varianten bei Prompts

    Nicht nur das Speichern und Setzen von Filtern ist bisher umständlich, sondern auch das von Prompts.  Eine solche Funktionalität ist zwar vorgesehen, scheitert in der Praxis aber allzu oft an Basis-Anforderungen wie z.B. der richtigen Plattform sowie deren aktueller Version.

  • Scheduling Funktionalitäten

    Auch die Ausprägung der Scheduling Funktionalitäten hängt stark davon ab, welche Versionen in der Kombination von Tool und Plattform Server eingesetzt werden.

  • Formatierung von Berichten

    Zudem haben sich die Formatierungsoptionen von Berichten im Alltag als unnötig umständlich erwiesen. So kann man von einem OLAP Tool zwar keine zellenbasierte Formatierung erwarten, allerdings hat sich das Anlegen von universell nutzbaren, vom Fachbereich verwalteten Firmentemplates im Unternehmensalltag als große Herausforderung erwiesen.

  • PowerPoint Integration

    Die PowerPoint Einbindung wird von SAP Seite zwar umfangreich beworben, das Fehlen des Design Panels, und somit jeglicher OLAP Interaktion, sowie die höchst unzureichenden Formatierungsoptionen verhindern allerdings den Einsatz in hoch formatierten Unternehmenspräsentationen. Im Alltag hat sich hier der Einsatz von Disclosure Management als Tool für automatisierte PowerPoint Berichte besser bewährt als die Analysis Edition for Office Lösung.

Abschließende Betrachtung

Nach unserer Erfahrung bei der Einführung von Analysis Edition for Office in verschiedenen Unternehmen, hat Analysis inzwischen einen Reifegrad erreicht, bei dem einer Ablösung des BEx Analyzer als primäres Analyse und Reporting Tool auf Excel Basis nichts mehr im Wege steht. Unserer Beobachtung nach ist die Arbeit im Vergleich zum BEx Analyzer signifikant erleichtert und sogar beschleunigt. Hierbei ist es allerdings essenziell, den Entwicklungszyklen der SAP zu folgen und jeweils die neueste Version des Plattform Servers einzusetzen sowie die neueste Version des Office Add-ins bei den Anwendern zu installieren.

Zudem sollte das Tool so eingesetzt werden, dass seine Stärken am besten zum Tragen kommen, unsere Einschätzung bei Analysis Edition for Office lautet daher:

Sollten Sie über einen Umstieg nachdenken, unterstützen Sie die Spezialisten der verovis GmbH gerne beim Change Prozess mit etablierten Schulungen für Fachbereiche sowie IT als auch bei der Ausarbeitung von Workflows für den optimalen Einsatz in Ihrem Unternehmen.

Lukas Ratay
Lukas Ratay
08 August, 2017
reporting & analytics