Automatisierung der Vorstands-Berichterstattung

Die „letzte Meile“ der Management-Berichterstattung birgt in vielen Unternehmen Optimierungspotential. Wesentliche Vorteile können durch die Definition einer adressatengerechten Berichtslandschaft und mittels auf den konkreten Anwendungsfall zugeschnittener Tools und Prozesse herbeigeführt werden.

In vielen Unternehmen weist der Berichterstattungsprozess – basierend auf Informationen aus den lokalen ERP-Systemen, hin zum zentralen Konsolidierungssystem – mittlerweile einen relativ hohen Automatisierungsgrad auf. Die Prozesse der Daten-Anlieferung und -Bearbeitung werden durch entsprechende Tools gesteuert und kontrolliert (z.B. mittels Daten-/Konsolidierungsmonitor). Der Automatisierungsgrad der danach folgenden Schritte zur Erstellung von Management-Reports/-Präsentationen ist jedoch häufig wesentlich geringer und nimmt in vielen Fällen bis zur Generierung des finalen Berichtsproduktes, z.B. der „Vorstandsmappe“, über die Prozesskette hinweg ab. Dies kann insbesondere aufgrund des knappen Zeitrahmens zwischen Konsolidierung der angelieferten Berichtsdaten und (interner) Veröffentlichung der Informationen zu folgenden negativen Konsequenzen führen:

  • Hoher Aufwand für die Verifizierung der Daten aufgrund des großen Anteils manuell ermittelter Informationen in den Berichtsprodukten
  • Hohe Fehleranfälligkeit der „letzten Meile“ der Berichterstattung
  • Vielzahl „finaler“ Berichtsprodukte im Rahmen der Erstellung und Durchsprache
  • Fehlende Flexibilität bei durchaus üblichen Änderungen in Berichtsstrukturen, insbesondere wenn diese zu einem späten Zeitpunkt im Abschlussprozess erfolgen
  • Hoher Bedarf an Ad-hoc-Anfragen (z.B. im Zuge organisatorischer Änderungen) aufgrund einer starren Struktur der Management-Reports/-Präsentationen und fehlender Flexibilität

In Unternehmen ist daneben oftmals zu beobachten, dass Management-Reporting-Systeme im Verlauf der Anwendung zunehmend einen höheren Anteil an Informationen aus dem externen Rechnungswesen aufweisen und somit das interne Rechnungswesen vor die folgenden Herausforderungen stellen:

  • Tiefe und komplexe Datenmodelle, die sich an der externen Berichterstattung orientieren, erschweren Analysen
  • Langfristig vergleichbare Daten sind nicht vorhanden
  • Unflexible und auf das Accounting ausgerichtete Front-Ends bewirken, dass manuelle „Workarounds“ mittels Excel und Co. geschaffen werden

Mit den folgenden Schritten können die genannten Herausforderungen angegangen und somit wesentliche Verbesserungen des Berichterstattungsprozesses erreicht werden:

  1. Prozessaufnahme: Erhebung der Berichtserstellungsprozesse (von der Datenanlieferung bis zum finalen Produkt) und Identifizierung von Optimierungspotentialen
  2. Anforderungsanalyse: Aufnahme der Berichtsanforderungen wesentlicher Stakeholder sowie Ableitung der hierfür benötigten Daten
  3. Prototyping: Aufbau eines Modells auf Basis einer integrierten Data-Warehouse-Lösung
  4. Front-End-Auswahl: Auswahl geeigneter und auf den Anwendungsfall (Standardisierung vs. Flexibilität) zugeschnittener Front-Ends und Validierung mittels des Prototypen unter Berücksichtigung neuer technischer Möglichkeiten und Tools
  5. Quick-Wins: Erzielen schneller Ergebnisse durch Konzentration auf einen Teilbereich der internen Berichterstattung in der ersten Roll-Out-Phase

Die folgende Abbildung stellt die Arbeitspakete dar, die aus verovis-Sicht angegangen werden sollten:

Vorstands-BerichterstattungAbbildung 1: Übersicht Arbeitspakete

Die Ziele der einzelnen Arbeitspakete sind:

  • Reporting-Content: Definition der zukünftigen Berichtslandschaft zur Sicherstellung der Versorgung aller wesentlichen Adressaten mit entscheidungsrelevanten Informationen
  • Front-End: Auswahl und Implementierung eines Reporting Tools (Sets) zur Sicherstellung der Kommunikation zwischen Back-End und Benutzer
  • Back-End: Schaffung eines Data Warehouse zur vereinfachten Datenversorgung des internen Controllings auf der relevanten Aggregationsebene
  • Prozesse & Governance: Definition der zentralen Berichterstattungsprozesse und einer klaren Zuordnung der Verantwortung für die Durchführung und Weiterentwicklung der Berichterstattung

Ein essentieller Schlüsselfaktor zur Optimierung der Management-Berichterstattung ist aus unserer Sicht die Identifizierung der auf den Anwendungsfall zugeschnittener Front-Ends. So kann auch eine Standard-Berichterstattung eine hohe Flexibilität des Front-Ends erfordern, wenn sich z.B. die Berichtsstrukturen stark zwischen den Berichtsperioden unterscheiden oder im Abschlussprozess Ad-hoc weitere Informationsanforderungen des Managements berücksichtigt werden müssen. Ebenfalls ist ein „Buy-In“ des Senior Managements notwendig, um neue Berichtsstrukturen zu etablieren und vor allem einzuhalten.

Basierend auf unserer Projekterfahrung lassen sich die folgenden Ergebnisse realisieren:

  • Erhöhung der Produktivität und Berichtsqualität durch automatisierte Datenverarbeitung und Fokussierung auf Daten-Analyse statt -Bereitstellung
  • Ausweitung des Analysezeitraums durch die Integration langjähriger Vergleichsdaten
  • Erhöhung der Transparenz im Berichtsprozess durch die Nutzung von Workflows mit detaillierteren Statusinformationen
  • Klare Verantwortungs-Zuordnung durch ein übergreifendes Governance-Modell
  • Reduktion der IT-Abhängigkeit durch Self-Service-Reporting

Ausblickend stellt insbesondere die Schaffung zusätzlicher Datentransparenz eine der kommenden Herausforderungen dar. Die fachliche Anforderung hiernach verstärkt sich auch auf Basis geänderter technischer Grundlagen durch die Vorhaltung großer Datenmengen, wie z.B. in SAP HANA. Hier können beschreibende Metadaten (z.B. Angaben über die Vergleichbarkeit der Daten) ein valides Instrument darstellen.

Die verovis GmbH besitzt eine breite Projekterfahrung bei der Optimierung von Management-Reporting-Systemen und -Produkten. Unter anderem zu erwähnen ist die Mitwirkung bei der Automatisierung der Vorstands-Berichterstattung in einem DAX-30-Konzern. In allen relevanten Bereichen (Berichtsinhalte, Front- und Back-End-Technologien, Berichtsprozesse & Governance) kann auf Best-Practice-Erfahrung zurückgegriffen werden.

Bernd Trautwein
Bernd Trautwein
05 May, 2016
reporting & analyticssap beratung