Individuelle Management Reports - So wird's gemacht

Im Gleichschritt mit der Digitalisierung der Finanzfunktion ändert sich auch die Art und Weise der Berichtserstellung, -verteilung und -nutzung. Das macht sich besonders bei den Inhalten der Berichte bemerkbar. Haupttreiber dieser Veränderung sind stetig wachsenden Massendaten, immer leistungsfähigere Systeme sowie prädiktive Algorithmen, die mit immer besseren Data-Analytics-Modellen neue Richtungen für Forecasting und Planung erschließen.

Erfolgreiche Governance dank Definition von Rollen und Informationsbasis

Die technische Weiterentwicklung macht die Ausgestaltung der Berichten zur Herausforderung, da nicht nur die verfügbaren Informationen stetig ansteigen, sondern auch deren Detailgrad zunimmt. Gleichzeitig sind moderne Reporting Systeme in der Lage, aggregierte Key Performance Indicators (KPIs) bis auf transaktionale bzw. Belegebene aufzubohren und darzustellen. Diese früher unvorstellbaren Analysemöglichkeiten führen in der Praxis häufig zu einer Informationsüberflutung, da es an einer angemessenen Kanalisierung der Informationen mangelt. Hierzu bedarf es einer Governance, die den jeweiligen Informationsempfängern gemäß ihrer Aufgabenstellung und Verantwortung Rollen zuweist und die passenden Informationen bereitstellt.

Für eine erfolgreiche Governance sollten zunächst die Rollen mit zugehörigen Berechtigungen sowie die Informationsbasis definiert und anschließend das Format der Berichtsübermittlung gemäß den Anforderungen der Berichtsempfänger festgelegt werden. In der Praxis jedoch regiert meist weiterhin die bisherige, regelmäßige oder anlassbezogene Verteilung von Berichtspaketen im Management. Das Best Practice auf Managementebene stellt eine eigenständige Navigation durch die heutzutage online zur Verfügung gestellten Berichte mittels vordefinierter, kontext- und rollenspezifischer Analysepfade (Guided Navigation) dar, um jederzeit zu den jeweils relevanten Informationen zu gelangen.

Guided Navigation auf Management Ebene

Effektives Storytelling statt aufwändiger Medienbrüche

Trotz der ansprechenden Visualisierungsmöglichkeiten für Berichtsinhalte, die moderne BI-Tools und Dashboard-Lösungen bieten, werden Berichtspakete häufig im Rahmen der MS Office-Produkte bereitgestellt. Dies verursacht in der Regel einen hohen manuellen Aufwand in den Fachbereichen. Solche Medienbrüche zwischen BI-Tools und klassischen Berichtspaketen lassen sich jedoch durch gezieltes Storytelling vermeiden, indem mit Hilfe des BI-Tools übergreifende und rollenspezifische Berichtspakete (Stories) erstellt werden. Diese Stories können von den Nutzern zur Analyse mit dem aktuellsten Datenbestand verwendet und über Kollaborationsfunktionalitäten der BI-Tools mit anderen Nutzern geteilt werden.

Wie gelingt ein effektives Storytelling mit ansprechenden Dashboard-Konzepten, das eine individuelle und autarke Analyse durch die Informationsadressaten ermöglicht? In diesem Zusammenhang fällt immer wieder der Begriff des Self-Service-Reporting, welches die Nutzer in die Lage versetzen soll, eigenständig Analysen zu erstellen und entsprechende Entscheidungen abzuleiten. Jedoch wird dies oft durch zu komplexe BI-Systeme und Datenwelten oder fehlende Toolkenntnisse erschwert, so dass Sachverhalte nicht entsprechend visualisiert werden können. Um dies zu vermeiden, sollten Dashboards für Entscheider vorgedacht und mit ihnen gemeinsam abgestimmt werden.

Definition eines Dasboard- und Storytelling-Konzepts

Relevante Fragestellungen für die Erstellung von Dashboards:

  • Welche Personen / Rollen sind beteiligt?
  • Welche Geschichte soll mit welchem Ziel erzählt werden?
  • Welche analytischen Fragestellungen und Kontexte sollen abgebildet werden?
  • Welche Informationsinhalte sind wesentlich, um die Fragestellung zu beantworten?
  • Welche Informationstiefe wird benötigt?
  • Welche Berichtsobjekte spiegeln die Inhalte für die Informationserfassung bestmöglich wieder?
  • Welche Anforderungen (z.B. Bookmarking, Kommentierung, Datenexploration etc.) bestehen an die Applikation?

Die Antworten auf diese Fragestellungen Sind die Basis für ein Dashboard- und Storytelling-Konzept, um standardisierte und flexible Dashboards nach unternehmensweiten Standards zu entwickeln. Hierbei bietet sich auch die Anwendung von Notationsstandards, wie zum Beispiel IBCS (International Business Communication Standards) an, die bislang häufig nur oberflächlich berücksichtigt werden. So kommt es auch, dass Berichte in unterschiedlichen Abteilung trotz ähnlicher Inhalte in ihrer Darstellung stark voneinander abweichen können.

Die Verfügbarkeit eines bestimmten BI-Tools ist grundsätzlich nicht maßgeblich. Jedoch sollte insbesondere bei einer Software-Auswahl die Abbildung von Frameworks, Templates und letztlich auch Styleguides eine entscheidende Rolle spielen, um die nahtlose Integration neuer Funktionalitäten und Applikationen sowie die Etablierung und dauerhafte Einbindung kontinuierlicher Verbesserungen zu gewährleisten.

Die Materialisierung des Framework-Ansatzes in Front Ends, beispielsweise mit SAP Lumira Designer unter Verwendung von Composites oder SAP Analytics Cloud Layouts, ist eine lohnende Investition in die zukünftige Applikationsentwicklung. Ein effizienteres und aussagekräftiges Prototyping ermöglicht ebenfalls einen besseren und ergiebigeren Austausch zwischen IT und Fachbereich sowie wesentlich geringere Entwicklungszeiten.

Definition von Reporting Standards

Bei der Visualisierung von Informationen haben sich die folgenden drei Ebenen im Dashboard-Design etabliert:

  • Filter
  • Zoom
  • Detailebene

Dieses Vorgehen wird in der Regel von der Masse akzeptiert, jedoch wird aufgrund der zunächst starken Aggregation der Informationen keine operative Handlungsempfehlung vermittelt und es wird häufig nicht konsequent genug angewendet, als dass sich Standards ableiten ließen.

Dennoch ist es insbesondere bei der Übersicht wichtig eine optische Vergleichbarkeit zu gewährleisten, indem beispielsweise auf Scroll-Balken verzichtet wird, sowie Zoom- und Filterfunktionen und interaktive Elemente wie Drill-Downs bereitgestellt werden. Die Anzahl der Filter sollte auf die wesentlichen reduziert werden, um folgende Ebenen des Dashboards nicht zu untergraben. Um den direkten Zugriff auf die Dashboards inklusive Filtereinstellungen per Hyperlink zu ermöglichen, ist darauf zu achten, dass die Filtereinstellungen in den Links korrekt übergeben werden, gerade wenn der Einsatz von Story und Page (ebenfalls objektbezogen) Filtern möglich ist. Nur so kann eine stringente Analyse gewährleistet werden.

Ein durchdachtes und sinnvoll aufgebautes Standardreporting basiert auf der Kategorisierung bzw. Clusterung von Berichten (oder auch zugehörigen Ergebniswelten) und mündet in ein Storytelling Framework. Dieses basiert auf den rollenbasierten Informationsbedürfnissen der Adressaten bzw. der gewünschten „Datensicht“ und gliedert sich in die folgenden Dashboard-Konzepte:

Wie diese Dashboard-Konzepte im Detail ausgestaltet werden, erläutern in einem weiteren Fachbeitrag praxisnahe Beispiele in der SAP Analytics Cloud.

Für Fragen rund um das Management Reporting stehen Ihnen die Experten von verovis jederzeit zur Verfügung.

 

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Maximilian Weber
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01 January, 2019
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