International Business Communication Standards (IBCS®) – SAY: Die richtige Botschaft vermitteln

Die sieben SUCCESS Regeln für ein gelungenes Reporting gliedern sich in verschiedene Regelgruppen. Philipp Schönball stellt diese in einer Beitrags-Reihe kontinuierlich vor. Ziel der Regelgruppe SAY ist die Vermittlung einer klaren, eindeutigen und auf die Zielgruppe abgestimmten Botschaft.

Fünf Kernregeln der SAY-Gruppe:


Jede der Regelgruppen des SUCCESS-Frameworks besteht aus einer großen Anzahl von Empfehlungen, die alle aufzulisten wenig sinnvoll wäre. Daher hat die IBCS®-Association mit Anwendern, Beratern etc. für jede dieser Regelgruppen die fünf prägnantesten Regeln identifiziert. Für die Gruppe SAY lauten diese:

Ziele kennen
•    Welche Botschaft soll der Bericht vermitteln?
•    Worauf achten die Berichtsempfänger besonders?
•    Was sind ihre Ziele?


Ein guter Bericht muss die Interessen von Berichtsverfasser und Berichtsempfänger in Einklang bringen. Der Berichtsverfasser sollte sich daher im Vorfeld mit seiner Zielgruppe auseinandersetzen, um für diese den optimalen Bericht zu erstellen. Je nach Zielpublikum kann eine andere Aufbereitung erforderlich sein.

Botschaft einleiten

Um die Aufmerksamkeit bei den Berichtsempfängern auf den Bericht zu lenken, bietet sich eine kurze Einleitung an: z.B. eine zentrale Frage oder Aussage, die sich aus dem Bericht ergibt.

Botschaft vermitteln

Die Botschaft eines Berichts kann verschiedene Charaktere annehmen. Es kann sich um

•    eine reine faktenbasierte Beschreibung der vorliegenden Situation,
•    eine Erklärung der darunterliegenden Ursachen, 
•    eine abgeleitete Handlungsempfehlung

handeln. Um diese Möglichkeiten klar voneinander abzugrenzen ist eine deutliche Sprache in vollständigen Sätzen essentiell.

Botschaft unterstützen
Diese Regel ist sowohl praktischer als auch technischer Natur: Ein Bericht sollte nicht auf Erklärung durch den Ersteller angewiesen sein. Das heißt: alle Botschaften sollten im Bericht nachvollziehbar belegt und hervorgehoben sein. Umschreibende Adjektive sollen vermieden und durch Fakten ersetzt werden, d.h. zum Beispiel „Anstieg um 10 %“ anstelle von „starker Anstieg“.

Botschaft zusammenfassen
Am Ende des Berichts sollten die empfohlenen Entscheidungen und deren Konsequenzen noch einmal zusammengefasst und begründet werden, um die Berichtsempfänger von diesen Botschaften zu überzeugen.

Beispielhafte Erläutern der fünf Kernregeln
Das folgende Beispiel arbeitet mit verfremdeten Daten eines realen Konzernabschlusses der vergangenen Jahre. Die beiden folgenden Grafiken mit Umsatz und EBIT über fünf Jahre im Vergleich waren im Beispielfall in viel Fließtext eingebettet.



Im Beispiel wurden Erläuterungen bzw. Erkenntnisse der Grafiken in Textform widergegeben: z.B. dass der Umsatz um 14 Prozent und das EBIT vor Sondereinflüssen um 36 Prozent gestiegen seien. Diese an sich wertvolle Zusammenfassung der Grafiken erschließt sich dem Empfänger des Berichts allerdings erst beim Durchlesen des Textes bzw. manueller Berechnung der Steigerung für Umsatz und EBIT. Hinzu kommt, dass die Grafiken nur die absoluten Werte und das gleich für mehrere Jahre enthalten. Geübte Berichtsempfänger können zwar vermuten und herleiten, dass es sich bei der genannten Steigerung um den Vergleich des aktuellen Jahres 2017 mit dem Vorjahr handelt. Aber auch diese Information erfordert eine zusätzliche Abstraktion der Grafiken.
Genau an dieser Stelle setzt die Regelgruppe SAY an. Die Kernbotschaft sollte deutlich hervorgehoben über der Grafik stehen, um den Bericht für alle Berichtsempfänger einfacher und schneller verständlich zu machen:
 


Die Botschaft aus der Überschrift sollte auch in der Grafik hervorgehoben werden. Dies vereinfacht den Bericht zusätzlich für den Berichtsempfänger, da dieser die Zahlen direkt der Grafik zuordnen kann.


Diese kleinen Änderungen reichen aus, um den Bericht leichter und schneller verständlich zu machen. Empfänger werden nicht gezwungen, die Botschaft selbst aus der Grafik abzuleiten und können die Aufmerksamkeit schneller auf das Fazit richten:


 


Mit diesem Fazit werden nun weitere Berichte eingeleitet, auf die man in einem Dashboard beispielsweise direkt verlinken kann oder die in einer Präsentation als nächstes folgen. So werden Berichtsempfänger durch eine Story geführt, die klare Zusammenhänge zwischen den einzelnen Berichten herstellt, und aus der Business-Entscheidungen abgeleitet werden können.
Genausogut können Berichtsersteller aber auch andere Veränderungen in Überschrift und Grafik hervorheben, die für ein anderes Publikum interessanter sind. Aus diesem Grund ist es wichtig die Zielgruppe eines Berichts zu kennen und die Highlights auf diese abzustimmen.


Weitere Optimierungs-Möglichkeiten der Grafiken

Die hier dargestellten und nach der Regelgruppe SAY ausgerichteten Grafiken entsprechen noch nicht der nach IBCS® optimalen Form der Darstellung. Mit dem weiteren Verlauf der Blog-Reihe werden die Grafiken weiter optimiert.
Wenn Sie Ihr Reporting ebenfalls nach den Gesichtspunkten des IBCS® optimieren möchten oder andere Fragen zu den Themen Reporting und Berichtswesen haben, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.

IBCS® ist eine eingetragene Marke des HICHERT+FAISST IBCS® Institute.
 

Philipp Schoenball
Philipp Schoenball
07 July, 2019
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