International Business Communication Standards (IBCS®): Structure – Inhalte gliedern

Die sieben SUCCESS Regeln für ein gelungenes Reporting gliedern sich in verschiedene Regelgruppen. Philipp Schönball stellt diese in einer Beitrags-Reihe kontinuierlich vor. Ziel der Regelgruppe STRUCTURE ist die Konzeption klarer Strukturen in Berichten.

International Business Communication Standards (IBCS®): Structure – Inhalte gliedern

Die richtige Struktur ist der Schlüssel für ein optimales Verständnis von Berichten, Texten und Präsentationen oder anderen Medien. Unabhängig davon, ob es sich bei dem Medium um eine griechische Tragödie in drei Akten, eine Dissertation oder um einen Unternehmensbericht handelt, sollte es über drei Teile verfügen:

  1. Die Einleitung, in der das Thema eingeführt wird.
  2. Der Hauptteil, in dem diese Themenstellung behandelt bzw. die Analysefrage entwickelt und untersucht wird.
  3. Der Schluss, der wiederum abhängig vom Medium und auch der Intention des Verfassers entweder eine Zusammenfassung des Inhalts, ein abschließendes Fazit oder sogar eine Handlungsanweisung an Empfänger (Leser etc.) beinhaltet.

Einleitung, Hauptteil und Schluss im Report

In Berichten kann sich eine solche Struktur wie folgt zeigen:

Die Überschrift dient hier als Einleitung. Sie enthält, worum es in diesem Bericht geht, nämlich den Umsatz und dessen Steigerung. Im Hauptteil erläutert das Diagramm dieses Wachstum und zeigt, wie sich der Umsatz über die letzten fünf Jahre entwickelt hat. Der Schluss enthält letztlich die Ursachen, aus denen sich das Umsatzwachstum ergibt.

Je nachdem, an welches Publikum dieser Bericht gerichtet ist, wäre es durchaus noch denkbar, den Schlussteil um eine Handlungsanweisung z.B. an das Management zu ergänzen. In einem Dashboard oder einem Konzernabschluss, die eine Vielzahl von Berichten enthalten, erleichtert eine solche Standardstruktur mit ihrem logischen Aufbau das Verständnis der Berichte maßgeblich. Über einen einheitlichen Storytelling-Ansatz kann eine solche Standardstruktur auch berichtsübergreifend aufgegriffen werden, indem die einzelnen Berichte zueinander logisch in Relation gesetzt und verlinkt werden.

In Einzelfällen kann es sein, dass von dieser Standardstruktur abgewichen wird, um eines der Berichtselemente besonders hervorzuheben. Dies sollte jedoch vorsichtig eingesetzt werden, da eine häufige Abweichung von einer Standardstruktur dann eher als wahllos empfunden wird und schlimmstenfalls bewirkt, dass wesentliche Informationen nicht wahrgenommen werden.

Struktur von Listen und Hierarchien

Neben dieser rein konzeptionellen Ebene, wie ein Bericht aufgebaut sein sollte, befasst sich die Regelgruppe „Structure“ aber auch mit einer kleineren Ebene der Berichtselemente: dem Aufbau (der Struktur) von Listen und Hierarchien.

In Berichten werden immer wieder einzelne Unternehmenselemente in einer Liste oder Hierarchie angeordnet und detailliert betrachtet. Hierbei kann es sich z.B. um Produkte, Märkte, Vertriebswege, Unternehmensbereiche etc. handeln. Solche Listen sind teilweise historisch gewachsen und ihre Elemente und deren Anordnung sind innerhalb des einzelnen Unternehmens den Mitarbeitern geläufig. Externe können mit diesen Listen allerdings ohne Erläuterungen wenig anfangen und sind nicht in der Lage zu ermitteln, ob es sich um eine für das Unternehmen sinnvolle Anordnung der Elemente handelt oder ob die Anordnung vielleicht willkürlich und möglicherweise sogar (absichtlich) unvollständig ist.

Beispielhafte Umsetzung der Structure Regeln

In diesem fiktiven Beispiel werden die Umsätze eines Unternehmens anhand von Märkten aufgeschlüsselt. Die Liste der einzelnen Märkte jedoch stellt einen Leser, der dieses Unternehmen nicht kennt, vor einige Herausforderungen. Handelt es sich bei Deutschland und Europa um separat betrachtete Märkte - oder ist der Umsatz des deutschen Marktes in der Grafik doppelt aufgeführt und der Umsatz im restlichen Europa nur ein kleiner Anteil? Wenn China allein einen Umsatz von über 500 Mio. EUR erzielt hat, wie kann es sein, dass der Umsatz in ganz Asien nur knapp 360 Mio. EUR beträgt? In dieser Liste werden einzelne Länder und ganze Kontinente miteinander gleichgesetzt und ungeübte Leser werden mit einigen Fragen aus dem Bericht hervorgehen, deren Beantwortung Zeit kostet und die das Verständnis erschweren.

Für Listen sollte daher immer gelten, dass ihre einzelnen Bestandteile möglichst gleichartig sind und nicht ein Element auch ein Bestandteil eines anderen sein kann.

Hier wurden die Elemente Europa und Asien um den Hinweis „sonstige“ ergänzt, um zumindest sprachlich zu vermitteln, dass es sich hierbei nicht um Summenpositionen handelt, die den Umsatz für Deutschland bzw. China enthalten. Auch diese Darstellung ist aber nicht optimal und eine Hierarchie vielleicht angemessener. Solche Hierarchien sollten immer nach dem MECE-Prinzip (mutually exclusive, collectively exhausting) aufgebaut werden. Dies bedeutet, dass die einzelnen Ebenen-Elemente der Hierarchie überschneidungsfrei und vollständig sind.

Dieser Übersicht können auch ungeübte Nutzer entnehmen, um was für Elemente es sich handelt, und erkennen, dass die einzelnen Elemente überschneidungsfrei sind, was ein wesentlich schnelleres Verständnis des Berichts ermöglicht.

Neben den Elementen sollte auch immer Augenmerk auf die Sortierung von Listen und Hierarchieelementen gelegt werden. Diese kann beispielsweise alphabetisch sein oder wertbasiert erfolgen, aber auch unternehmensspezifisch sein. Die alphabetische Sortierung bietet sich an, wenn viele gleichartige Elemente angeordnet werden müssen, ohne irgendeine Form der Wertung vorzunehmen. Eine wertbasierte Sortierung bietet hingegen den Vorteil, dass hier das Augenmerk gezielt auf die wesentlichen Treiber gelenkt wird und längere Listen effektiv gekürzt werden können. Eine unternehmensspezifische Sortierung sollte nur für Listen mit grundsätzlich wenigen Elementen (beispielsweise Unternehmensbereiche) verwendet werden, die berichtsübergreifend immer wieder vorkommen. Hier erleichtert es das Verständnis, wenn ein spezifisches Element immer an derselben Stelle zu finden ist.

Die hier dargestellten und nach den Regelgruppen SAY und UNIFY optimierten Grafiken sind noch nicht die nach IBCS® optimale Form der Darstellung. Diese Weiterentwicklung erfolgt in der Fortsetzung dieser Blogreihe.

Wenn Sie Ihr Reporting ebenfalls nach den Gesichtspunkten des IBCS® optimieren möchten oder andere Fragen zu den Themen Reporting und Berichtswesen haben, wenden Sie sich gerne an uns.

IBCS® ist eine eingetragene Marke des HICHERT+FAISST IBCS® Institute.

Philipp Schoenball
Philipp Schoenball
12 December, 2019