Tagetik über den Tellerrand betrachtet - ein Tool für mehr als Planung und Konsolidierung

Tagetik ist eine klassische Corporate Performance Management Lösung, die primär für Planung, Forecasting, Konsolidierung und das jeweils zugehörige Reporting genutzt wird. Doch auch abseits der „traditionellen“ Disziplinen lässt sich Tagetik effizienzsteigernd einsetzen. Die Beispiele einer Stundenerfassung und einer Reisekosten Schnittstelle sollen veranschaulichen, wie mit Tagetik neue Wege beschritten werden können.

Die nachfolgende Grafik zeigt eine Auswahl an klassischen CPM (Corporate Performance Management) Disziplinen, die durch Tagetik abgedeckt werden und weitere Anwendungsfelder, in denen Tagetik - richtig eingesetzt - seine Stärken darüber hinaus ausspielen und die interne Prozesseffizienz steigern kann. 

Anwendungsfelder von Tagetik

Abbildung 1: Anwendungsfelder für Tagetik

Im Weiteren werden anhand eines Praxisbeispiels, stellvertretend für Anwendungsfelder außerhalb der CPM Funktionalitäten, Stundenerfassung und Reisekostenverwaltung mit Tagetik vorgestellt.

Stundenerfassung

 

Diese Lösung hat sich entwickelt, als bei einer Firmen Neugründung eine professionelle, tagesgenaue Stundenerfassung erforderlich wurde. Die Gründer der Firma waren hierbei jahrelang an das SAP CATS Modul gewöhnt und demnach sollten Funktionsweise, Look-and-Feel, etc. soweit möglich erhalten bleiben. Eine Excel Lösung stellt dabei aufgrund fehlender Systemunterstützung und persistenter Datenspeicherung keine Option dar, da eine Systemintegration gefordert war. Da Tagetik von dem Unternehmen bereits als Planungs- und Konsolidierungslösung sowie als Reporting Plattform umfassend genutzt wurde, bestand der Wunsch, damit eine Lösung zu realisieren, um zusätzliche (System-)Schnittstellen und Zusatzkosten einzusparen.

Bei der Zeiterfassung in Tagetik ergeben sich einige Herausforderungen, da Tagetik im Standard nicht für eine solche Anwendung vorgesehen ist: 

  • Tagesgenaue Datenerfassung / Verwaltung notwendig - Tagetik liefert jedoch keine Zeitdimension auf Tages-Basis 
  • Detaillierte Stundenkontenverwaltung (z.B. Überstundenkonten, Urlaubskonten, verschiedene Arbeitszeitmodelle, etc.) - hierfür existiert kein vorgefertigtes Modul im Standard 
  • Paralleles Reporting nach Kalenderwochen und Monaten

Die Tagesgenauigkeit kann mit der Einführung einer zusätzlichen Zeitdimension innerhalb einer der zur Verfügung stehenden kundenspezifischen Dimensionen (Customer Dimensions) realisiert werden, welche zusätzlich auch die Kalenderwochen als Elemente beinhaltet. Über den Einsatz flexibler Kalkulationsroutinen werden täglich mehrfach die gemeldeten Stunden gesammelt und verarbeitet, so dass die diversen Stundenkonten aufgebaut und reduziert werden können. Schlussendlich werden mit einer Kategorientrennung separate Auswertungen nach Kalenderwochen und Perioden ermöglicht.

Nach Abschluss der Implementierung konnte so eine Stundenerfassung (auf Vertrauensbasis) mit folgenden Eckdaten realisiert werden: 

  • Tagesgenaue Erfassung je Projekt / Kostenart pro Mitarbeiter 
  • Vorgabe von Sollstunden, individuelle Vergabe von Arbeitszeitmodellen (z.B. Teilzeit) ist hierbei möglich 
  • Automatische, mehrmals tägliche Verrechnung der Stunden und Aufteilung auf Überstundenkonten, Urlaubskonten, etc. 
  • Kalenderwochen- bzw. monatsgenaues Reporting 
  • Vielfältige Weiterverwendung der Daten für Profitabilitätsbetrachtung, Auslastungsreporting, Personalkostenübersichten, etc. 
  • Einsatz von Tagetik Web-Masken (ab Tagetik Version 5.0) ermöglichen Erfassung direkt im Browser, integriert in ein SharePoint Portal, es besteht kein Roll-out Aufwand 
  • Hoher Automatisierungsgrad - nach der Stundeneingabe ist keine weitere User-Interaktion notwendig

Zeiterfassung mit TagetikAbbildung 2: Zeiterfassung in Tagetik (Beispiel)

Reisekostenschnittstelle und Verwaltung

 

Nach der erfolgreichen Integration der Stundenerfassung sollten weitere Mitarbeiter-getriebene Daten übernommen werden, um ein möglichst vollständiges Bild im Tagetik zu erhalten und damit eine operative Reporting und Controlling Plattform zu etablieren. Insbesondere die Reisekostenschnittstelle zu Concur (SAP Produkt zur Reisekostenerfassung /-verwaltung) stellte den Kunden vor einige Herausforderung

  • Anbindung der Daten an Tagetik, insbesondere der Transfer des Concur Datenmodells auf Tagetik. Beide Datenmodelle sind grundlegend verschieden 
  • Modellierung eines Reisekostenvergütungs-Prozesses in Tagetik 
  • Integration den Reisekostendaten in die bestehenden Kosten bzw. Profitabilitätsberichte

Mittels der flexiblen Tagetik ETL Funktionalität wird das Datenmodell von Concur in das von Tagetik überführt. Dadurch ist ein integriertes, monatsgenaues Reporting in Tagetik jederzeit ohne Einschränkungen möglich. Der Reisekostenvergütungsprozess wurde mittels transaktionaler Eingabeberichte gelöst. Hier kann der Bearbeiter die Reisen nochmals in Summe prüfen und diese als ausgezahlt markieren, sobald die Transaktion erfüllt ist. Die detaillierte Prüfung aller Belege wird ebenfalls ermöglicht.

Nach Abschluss der Implementierung konnte so eine Reisekostenverwaltung mit folgender Funktionalität realisiert werden: 

  • Schnittstelle zwischen Tagetik und Concur 
  • Daten können täglich nach Tagetik geladen werden
  • Daten können innerhalb des bestehenden Tagetik Datenmodells berichtet werden und z.B. mit Kosten/Profit Zahlen aus der Stundenerfassung in Bezug gesetzt werden 
  • Management der Reisekosten Auszahlung mittels transaktionaler Eingabeberichte. Transparenz über Auszahlungsstand /-höhe

Fazit

 

Diese beiden Beispiele stehen stellvertretend für die flexiblen Einsatzmöglichkeiten von Tagetik über den klassischen CPM Funktionalitätsbereich hinaus. Durch die kreative (Neu-) Kombination von bestehenden Features (ETL Schnittstelle, Web-Masken, MDX Skripte, Transaktionale Dateneingabe, etc.) lassen sich vielfältige (Zusatz-) Anforderungen umsetzen und ermöglichen es, Tagetik auch auf operativer Ebene als zentrale Plattform zu etablieren.

Kleinere und mittlere Unternehmen können so einen signifikanten Mehrwert aus Tagetik (und der erworbenen Lizenzen) ziehen, der über Planung und Konsolidierung hinaus positiv zur Unternehmenseffizienz beiträgt. Daraus ergibt sich, auch für kleinere Unternehmen, relativ schnell ein Business-Case.

Mit unserer vielfältige Erfahrung aus Tagetik Projekten helfen wir Ihnen dabei, das volle Potential von Tagetik auszunutzen und neue Wege zu beschreiten. Gerne stehen wir Ihnen bei der Konzeption und Umsetzung individueller Lösungen zur Seite.

 Philipp Staudhammer
Philipp Staudhammer
12 December, 2016
tagetik beratung