Was einen guten Bericht von einer guten Präsentation unterscheidet

Sachgerechte Tools gäbe es in ausreichender Form, dennoch regieren Office-Anwendungen wie Excel und PowerPoint auch heute noch im Reporting. Wie in wenigen Schritten eine gute Präsentation zu einem guten Bericht wird.

Präsentationen beeinflussen Erwartungshaltung an Berichte

Der Einsatz moderner Reporting- und Dashboard-Technologien ist mittlerweile in vielen Unternehmen verbreitet. Tools wie SAP Analytics Cloud, Board, Qlikview und viele andere kommen hier in der Cloud oder ‚on Premise‘ zum Einsatz, um (Kenn-)Zahlen und Ergebnisse zu unterschiedlichen Anlässen zu visualisieren und zu präsentieren. Auf Grundlage dieser Zahlen können valide Entscheidungen für die Unternehmenssteuerung getroffen werden.

Ungeachtet der Möglichkeiten, die diese Tools für das Reporting bieten, haben sie es bislang allerdings nicht geschafft, klassische Foliensätze abzulösen, die in Standard-Office-Lösungen wie PowerPoint erstellt werden. Trotz der Medienbrüche werden Exporte dieser Art auch im weit vorangeschrittenen 21. Jahrhundert weiterhin fleißig verschickt und erfreuen sich hoher Beliebtheit aufgrund der vermeintlich einfachen Bedienbarkeit, die wenig technisches Know-how erfordert.

Gleichzeitig beeinflussen diese Präsentationen bis heute das Verständnis und die Erwartungshaltung der Berichtsersteller und -empfänger, wie ein vermeintlich „guter“ Bericht auszusehen hat und wirken sich damit auch auf das Berichtsdesign in allen anderen Reporting Lösungen aus. Das Ergebnis sind oft minimalistische Berichte, mit ausgewählten, besonders großen Grafiken und nur wenig Beschriftung, die den allgemeinen Design-Techniken für Präsentationen folgen und darüber den Informationsgehalt vernachlässigen.

Gute Berichte müssen ohne Referenten auskommen

In einer Präsentation funktioniert dieses Prinzip sehr gut, denn im Gegensatz zu den typischen Berichten gibt es hier einen Sprecher, der einen Großteil der relevanten Informationen vermittelt und den Foliensatz im Hintergrund nur nutzt, um das Gesagte optisch zu unterstützen. Was wären zum Beispiel die damals legendären und noch immer vielkopierten Apple-Keynotes ohne Steve Jobs? Ein Bericht hingegen muss auch ohne einen Referenten auskommen können und seinen Zweck erfüllen, die Empfänger angemessen und ausreichend zu informieren und sie in die Lage zu versetzen, Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.

Dies bedeutet einerseits, dass all die Informationen, die man in einer Präsentation auf der Tonspur vermitteln würde, direkt in den Bericht integriert werden müssen, was mit Tabellen oder Kommentaren geschehen kann. Dabei sollten die Berichte so strukturiert sein, dass Zusammenhänge instinktiv verstanden werden können: so wie das menschliche Gehirn beim Autofahren auch bei hohen Geschwindigkeiten noch in der Lage ist, diverse Verkehrszeichen quasi gleichzeitig zu interpretieren und angemessene Handlungen abzuleiten, kann diese Mustererkennung auch im Berichtswesen instrumentalisiert werden. Der Schlüssel hierzu ist ein hoher Grad der Harmonisierung für alle Berichtsobjekte.

Dass wir Verkehrszeichen und Fahrbahnmarkierungen quasi nebenbei interpretieren können, liegt zum großen Teil auch an einer deutschlandweit und teilweise sogar international einheitlichen Normierung. Analog dazu sollten auch Berichte zumindest innerhalb eines Unternehmens zu großen Teilen standardisiert sein. Diese Standardisierung erstreckt sich über viele Bestandteile und Dimensionen eines Berichts, von denen einige offensichtlich sind und andere aufgrund von Software-Standardeinstellungen oft übersehen werden.

Beispiele uneinheitlicher Reports

Die Bilderstrecke zeigt beispielhaft, was so oder so ähnlich in vielen Reporting-Front Ends und Berichten allgemein gezeigt wird. Ein Chart wird für eine Vielzahl von Konzerngesellschaften, Unternehmensbereichen o.Ä. wiederverwendet, wobei die Skalierung standardmäßig jeweils so angepasst wird, dass die Fläche optimal genutzt wird. Ein direkter Vergleich wird dadurch nahezu unmöglich.

Eine Säule kann in einer Grafik 1 Million Euro darstellen und in der nächsten nur 100.000 Euro. Die Mustererkennung ist effektiv ausgeschaltet und der Nutzer ist ohne den jeweiligen Skalierungsfaktor zu wissen, nicht in der Lage die Beträge zu ermitteln. Eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen ist natürlich, die Grafik um die Werte oder zumindest Wertachsen zu ergänzen, aber auch diese müssen erst interpretiert werden.

Auf den Straßenverkehr übertragen, wäre das als ob man die Fahrbahnmarkierungen an manchen Stellen um die Hälfte verkürzen und dies mit einem zusätzlichen Verkehrsschild kennzeichnen würde. Man stelle sich die Zahl der Auffahrunfälle vor.

Beispiele eines einheitlichen Reportings

Legt man allerdings einen einheitlichen Maßstab fest, der sich durch das Berichtswesen zieht z.B. 1 cm oder 100 Pixel (je nach Berichtsmedium) = 1 Million Euro, dann können die Empfänger schon nach kurzer Eingewöhnung mit einem Blick erkennen, wie hoch der Betrag ist und wie sich die Beträge anteilig zueinander verhalten.

Mit der richtigen Skalierung ist es jetzt deutlich einfacher, die einzelnen Einheiten untereinander zu vergleichen: Man kann auf schneller erkennen, dass die Business Unit 4 nur zu einem geringen Teil zum Gesamtergebnis beiträgt, während ein Großteil aus den Business Units 1 und 2 kommt. Der Split der jeweiligen Grafiken auf einzelne Seiten erschwert einen direkten Vergleich jedoch weiterhin.

Beispiele eines optimierten Reportings

Die Kombination aller 5 Charts auf eine Seite fällt vielen erst einmal schwer. In einer Präsentation würde man vielleicht sagen, das Bild sei überfrachtet und damit nur schwer verständlich. Sobald man sich allerding kurz damit auseinandergesetzt hat, fällt es deutlich leichter die Grafiken in einen Zusammenhang zu setzen und zu interpretieren. Die Zeitersparnis in der nächsten Berichtsperiode ist spürbar.

Die SUCCESS Regeln nach Hichert

Die Anwendung dieser Schritte bedeutet eine Abkehr von vielen grundlegenden Designtechniken für Präsentationen, die vielen Anwendern in Fleisch und Blut übergegangen sind und deshalb nicht immer leichtfallen. Die Steuerung eines Unternehmens ist jedoch ein hochkomplexer Vorgang und anders als bei einer durchschnittlichen Präsentation, in der viele verschiedene Empfänger mit den unterschiedlichsten Hintergründen und Vorkenntnissen sitzen, kann bei den Empfängern eines Berichtes ein gleichermaßen hohes Grundwissen vorausgesetzt werden, weswegen diese auch von komplexen Berichten nicht überfordert werden.

Bei den hier vorgestellten Maßnahmen handelt es sich um zwei Themenblöcke der IBCS® (International Business Communication Standards). Ein Creative-Common-Projekt für die konzeptionelle und visuelle Gestaltung von Berichten und anderer Geschäftskommunikation, das von Rolf Hichert ins Leben gerufen wurde. Diese Standards lassen sich in den folgenden 7 Regeln, dem SUCCESS-Model zusammenfassen:

S AY - Botschaft vermitteln

U NIFY - Semantische Notation anwenden

C ONDENSE - Informationsdichte erhöhen

C HECK - Visuelle Integrität sicherstellen

EXPRESS - Geeignete Visualisierung wählen

SIMPLIFY - Überflüssiges vermeiden

S TRUCTURE - Inhalt gliedern

Die hier beispielhaft visualisierten Regeln sind UNIFY und CONDENSE. In den kommenden Wochen und Monaten wird an dieser Stelle auch auf die anderen Regeln des SUCCESS-Modells eingegangen werden.

Wenn wir Sie und Ihr Unternehmen bei Fragen zu diesen Themen beratend unterstützen können, steht verovis Ihnen gerne zur Verfügung.

 

 

IBCS® ist eine eingetragene Marke des HICHERT+FAISST IBCS® Institute.

Philipp Schoenball
Philipp Schoenball
03 March, 2019
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